Odpowiedzi na zapytania do SIWZ na zakup paliw i olei silnikowych na 2015 rok

Sd.171.16.1.2014                                                                      

    Miejski Zarząd Dróg w Tomaszowie Lubelskim informuje, że w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego znak Sd.171.16.2014 na zakup paliw i olei silnikowych na 2015 rok w dniu 25.11.2014r. wpłynęły zapytania dotyczące wymagań zawartych w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia – dotyczy Projektu umowy.

Zgodnie z art. 38 ust. 1 i 2 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013r. poz. 907 ze zm.), przedstawiamy poniżej zadane pytania oraz udzielone odpowiedzi:

Pytanie 1: Czy Zamawiający zaakceptuje realizację umowy przy użyciu kart paliwowych (zapisy par 1 ustęp 2 projektu umowy) – akceptuje aby były to karty mikroprocesorowe – i zaakceptuje, aby karty paliwowe wydane zostały w ciągu 15 dni roboczych od przedłożenia wniosku/zamówienia na karty przez Zamawiającego po podpisaniu umowy, przedłożenia wniosku/zamówienia w przypadku blokady danej karty (utrata, zmiana danych i itp.) lub zamówienia nowej karty, przy jednoczesnej akceptacji opłaty za karty:

*    0 zł netto za kartę nową,

* 10 zł netto za kartę wymienną (na skutek zagubienia, kradzieży, zmiany dotychczasowych danych dot. Wymagań dodatkowych, etc.),

*  w przypadku kart z nadrukiem logo Zamawiającego koszt karty wynosi 30 zł netto?

Odpowiedź: Zamawiający nie dopuszcza na obecnym etapie zakupów paliw do pojazdów, maszyn i urządzeń przy użyciu kart paliwowych a tym samym nie akceptuje obsługi i opłat dotyczących kart paliwowych.

Pytanie 2: Czy Zamawiający będzie nadzorował realizację zamówienia i powiadomi Wykonawcę o konieczności blokady kart z tytułu wyczerpania wartości zamówienia?

Odpowiedź: Nie dopuszczając sposobu realizacji zamówienia w postaci kart paliwowych nie będzie nadzorował obsługi tych kart.

Pytanie 3: W odniesieniu do zapisów SIWZ, informujemy, że Wykonawca daje możliwość tankowania paliwa na wszystkich swoich stacjach, umożliwiających dokonywanie transakcji przy użyciu kart paliwowych. Czy Zamawiający może zaakceptować taką sytuację i w przypadku ewentualnej modernizacji lub wyłączenia ze sprzedaży danej stacji dokonywać transakcji na innej stacji paliw Wykonawcy położonej najbliżej siedziby stacji wyłączonej lub  modernizowanej – przy czym nie koniecznie może to być stacja „całodobowa” (w okresie realizacji umowy może zaistnieć taka ewentualność – dostosowanie standardu do wymogów Unii Europejskiej). Zakończenie postępowania reklamacyjnego u Wykonawcy nie zamyka możliwości dochodzenia swych praw na drodze sądowej?

Odpowiedź: W powiązaniu z odpowiedziami na pytanie 1 i pytanie 2, zamawiającego w tym przypadku nie interesują problemy z dostosowaniem stacji paliw do standardów UE oraz ewentualne zmiany stacji w tym zakresie. Zamawiający z uwagi na posiadanie różnego rodzaju sprzętu (ciągniki rolnicze, miniładowarki, zamiatarki itp.) musi mieć pewność co do usytuowania stacji paliw oraz ciągłość i gotowość dostaw zgodnie z poszczególnymi zadaniami zawartymi w SIWZ.

Pytanie 4: Czy Zamawiający zaakceptuje w odniesieniu do zapisów umowy dodanie zapisów o obowiązującej u Wykonawcy procedurze reklamacyjnej: W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego odstępstw w jakości paliwa od obowiązujących norm, obowiązuje następująca droga reklamacyjna: reklamacja powinna być złożona na piśmie (dopuszczalna jest forma elektroniczna na adres: ……….@…………, która zostanie potwierdzona pisemnie) i powinna zawierać uzasadnienie reklamacji oraz żądanie Zamawiającego. Od momentu przyjęcia reklamacji Wykonawca ma 14 dniowy termin na rozpatrzenie reklamacji i podjęcie decyzji o odrzuceniu lub uznaniu reklamacji. W przypadku gdy rozpatrzenie reklamacji wymaga zebrania dodatkowych informacji, w szczególności uzyskania od Zamawiającego lub operatora stacji paliw. Wykonawca rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od uzyskania tych informacji. W przypadku uznania reklamacji, Wykonawca zobowiązany jest do naprawienia poniesionej przez Zamawiającego szkody w wysokości udokumentowanej odpowiednimi rachunkami/fakturami (np. za naprawę). Dla uniknięcia wątpliwości naprawienie szkody przez Wykonawcę nie obejmuje utraconych przez Zamawiającego korzyści. Zakończenie postępowania reklamacyjnego u Wykonawcy nie zamyka możliwości dochodzenia swych praw na drodze sądowej?

Odpowiedź: Z uwagi na negatywne odpowiedzi na pytanie 1 i pytanie 2, zamawiający nie rozważa postępowań oraz trybu reklamacyjnego w sprawie dostaw zawartych w pytaniu nr 4 (dotyczy trybu reklamacyjnego jednego z oferentów).

Pytanie 5: Czy Zamawiający zaakceptuje w odniesieniu do projektu umowy: ”W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Umowie stosuje się przepisy Ogólnych Warunków Sprzedaży i Używania Kart Flota PKN ORLEN S.A. z dnia 01.07.2014r. Zamawiający potwierdza doręczenie mu Ogólnych Warunków Sprzedaży i Używania Kart Flota PKN ORLEN S.A. z dnia 01.07.2014r.”?

Odpowiedź: Zamawiający nie akceptuje zmian w projekcie umowy z powodu negatywnej odpowiedzi na pytanie 1.

Pytanie 6: Czy Zamawiający zaakceptuje w odniesieniu do § 4 ust. 6 Umowy zmianę zapisu w następujący sposób: Za przedmiot umowy Zamawiający zapłaci przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w terminie 14 dni od dnia wystawienia faktury? Wykonawca daje możliwość otrzymywania przez Zamawiającego faktury sprzedaży (w tym faktury korygującej/duplikatu) wystawianej w formie elektronicznej, tzw. e-faktura. E-faktura posiada taką samą wartość prawną, jak faktura w formie papierowej, zawiera te same dane w związku z czym zastępuje tradycyjny dokument w wersji papierowej. E-faktura umieszczana jest na specjalnie przeznaczonym Portalu maksymalnie w następnym dniu roboczym po wystawieniu w systemie rozliczeniowo – księgowym Wykonawcy. Ze względu szybkość jaką zapewnia komunikacja elektroniczna terminy wystawienia i otrzymania faktury praktycznie pokrywają się. Strony ustalają zapłatę za realizację zamówienia na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego. „Za datę sprzedaży uznaje się ostatni dzień danego okresu rozliczeniowego?” Czy w przypadku wyboru oferty Wykonawcy Zamawiający zaakceptuje usunięcie postanowień dotyczących oleju opałowego?

Odpowiedź: Zamawiający nie akceptuje zmian w projekcie umowy dotyczących § 4 ust. 6 oraz w SIWZ w tym zakresie. Zadanie nr 1 – dostawa oleju opałowego, zamawiający nie akceptuje żadnych zmian co do warunków dostaw zawartych w SIWZ.

Pytanie 7: Czy Zamawiający zaakceptuje w odniesieniu do § 4 ust. 5 Umowy zastąpienie obecnych zapisów przez: „Dostawy paliw będą rozliczane w następujących okresach rozliczeniowych: I okres rozliczeniowy od 1 do 15 dnia miesiąca, II okres rozliczeniowy od 16 do ostatniego dnia miesiąca, na podstawie sporządzonego przez Wykonawcę raportu transakcji. Faktura będzie uwzględniała ilość zakupionych w danym okresie paliw. Za datę sprzedaży uznaje się ostatni dzień danego okresu rozliczeniowego”?

Odpowiedź: Zamawiający określił rozliczanie się w Wykonawcami zamówienia w SIWZ i nie widzi potrzeby dokonywania dodatkowych zmian w tym zakresie.

Pytanie 8: Czy Zamawiający zaakceptuje w odniesieniu do § 8 Umowy usunięcie zapisów, w przypadku wyboru oferty Wykonawcy, gdyż Wykonawca nie będzie przy realizacji zamówienia korzystał z pomocy podwykonawców?

Odpowiedź: Zamawiający nie dopuszcza zmian w zapisie § 8 projektu umowy (w przypadku nie korzystania z podwykonawców § 8 nie będzie brany pod uwagę).

Pytanie 9: Treść paragrafu 10 narusza niepisaną zasadę obowiązującą w polskim prawie – zasadę symetrii Stron Umowy. Zgodnie z tą zasadą warunki umowne powinny być sformułowane w taki sposób, aby nie faworyzować żadnej z nich. § 6 zastrzega w sposób jednostronny możliwość rozwiązania Umowy na rzecz podmiotów określanych mianem Zamawiającego. Proponujemy, zastrzeżenie o analogicznej formie tyle, że na rzecz Wykonawcy. Powyższe można osiągnąć poprzez oznaczenia konkretnych Stron Umowy wyrazem „Strona”, używając go w odpowiednich formach językowych.

Odpowiedź: Zamawiający w projekcie umowy w § 10 nie ma na celu łamania jakichkolwiek zasad (pisanych i niepisanych) sugerowane przez pytającego faworyzowanie którejś ze stron jest błędne. Zamawiający nie zmieni treści § 6 i § 10.

Pytanie 10: Czy Zamawiający zaakceptuje w odniesieniu do par 1 zadanie nr 3 zmianę sposobu dostawy – na stację paliw Wykonawcy?

Odpowiedź: Zadanie nr 3 dostawa do siedziby zamawiającego – zamawiający nie akceptuje zmian co do sposobu i miejsca dostaw.

Pytanie 11: Czy Zamawiający zaakceptuje w odniesieniu do par 2 ust 5 i par 4 ust 4 usunięcie zapisu o pokwitowaniu przez uprawnionych do odbioru, gdyż nie mają zastosowania u Wykonawcy przy użyciu kart paliwowych?

Odpowiedź: Zamawiający nie akceptuje zmian i nie usunie zapisu odnośnie pokwitowania pobranych paliw opisanych w § 2 ust. 5 i § 4 ust. 4 projektu umowy.

Pytanie 12: Czy Zamawiający zaakceptuje w odniesieniu do par 10 ust 4 zmianę słowa: „zwłoka” na opóźnienie?

Odpowiedź: Zamawiający nie akceptuje zmian w § 10 ust. 4 – w przypadku świadczenia pieniężnego wierzyciel może żądać odsetek za czas zwłoki, a także odszkodowania na zasadach ogólnych w takim zakresie, w jakim szkoda przewyższa należne odsetki zgodnie z art. 481 § 3 KC.

                                                                                                        Podpisał:

                                                                                                   Kierownik MZD

                                                                                              inż. Andrzej Dmitroca