Odpowiedź na zapytanie nr 1 na zakup paliw do końca 2018 roku
Sd.171.6.1.2018
ODPOWIEDŹ NA ZAPYTANIE NR 1
Miejski Zarząd Dróg w Tomaszowie Lubelskim informuje, że w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego znak Sd.171.6.2018 na zakup paliw do końca 2018 roku w dniu 03.08.2018r. wpłynęło zapytanie dotyczące wymagań zawartych w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia oraz Projektu umowy.
Zgodnie z art. 38 ust. 1 i 2 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2017 poz. 1579 ze zm.), przedstawiamy poniżej zadane pytania oraz udzielone odpowiedzi:
Pytanie 1: W odniesieniu do zapisów SIWZ, informujemy, że Wykonawca daje możliwość tankowanie paliwa na wszystkich swoich stacjach, umożliwiających dokonywanie transakcji przy użyciu kart paliwowych. Czy Zamawiający może zaakceptować taką sytuację i w przypadku ewentualnej modernizacji lub wyłączenia ze sprzedaży danej stacji dokonywać transakcji na innej stacji paliw Wykonawcy położonej najbliżej siedziby stacji wyłącznej lub modernizowanej (w okresie realizacji umowy może zaistnieć taka ewentualność – dostosowanie standardu do wymogów Unii Europejskiej)?
W odniesieniu do powyższego informujemy także, że nie wszystkie stacje Wykonawcy działają w systemie całodobowym, czy zatem akceptujecie Państwo, w odniesieniu do projektu umowy, aby dokonywać transakcji także na stacjach nie pracujących w systemie całodobowym?
Odpowiedź: Zamawiający nie dopuszcza na obecnym etapie zakupów paliw do pojazdów, maszyn i urządzeń przy użyciu kart paliwowych a tym samym zastanawianie się (akceptowania innych rozwiązań i sytuacji) jest bezprzedmiotowe. Modernizacje stacji paliw oraz inne nie są przedmiotem tego postępowania przetargowego. Zamawiającego w tym przypadku nie interesują problemy z dostosowaniem stacji paliw do standardów UE oraz ewentualne zmiany stacji w tym zakresie. Zamawiający z uwagi na posiadanie różnego rodzaju sprzęt (ciągniki rolnicze, miniładowarki, zamiatarki itp.) musi mieć pewność co do usytuowania stacji paliw oraz ciągłość i gotowość dostaw zgodnie z poszczególnymi zadaniami zawartymi w SIWZ.
Pytanie 2: Czy Zamawiający dopuszcza możliwość dołączenia już do właściwej umowy załącznika w postaci ogólnych warunków sprzedaży i używania kart paliwowych ( par 10 ust 1 załącznik nr 1) – w odniesieniu do kwestii nie uregulowanych w umowie (wskazany regulamin stanowi załącznik niniejszej korespondencji) i zaakceptuje, aby na etapie zawierania umowy została doprecyzowana właściwa nazwa regulaminu używania kart danego Wykonawcy (np. w sprawach nieuregulowanych w niniejszej Umowie stosuje się przepisy regulaminy Wykonawcy, tj. ……z dnia ……….. r. Zamawiający potwierdza doręczenie mu regulaminu Wykonawcy)?
Odpowiedź: Nie dopuszczając sposobu realizacji zamówienia w postaci kart paliwowych Zamawiający nie będzie wprowadzał proponowanych zmian w umowie dot. kart i nadzorował obsługę tych kart.
Pytanie 3: Czy Zamawiający będzie nadzorował realizację zamówienia i powiadomi Wykonawcę o konieczności blokady kart z tytuły wyczerpania wartości zamówienia?
Odpowiedź: Z uwagi, że Zamawiający nie akceptuje w tym postępowaniu zakupu paliw za pomocą kart paliwowych nie widzi potrzeby realizować, powiadamiać, blokować kart paliwowych.
Pytanie 4: Czy istnieje możliwość zaakceptowania taryfikatora za karty paliwowe:
* 0 zł netto za kartę nową
* 10 zł netto za kartę wymienną (na skutek zagubienia, kradzieży, zmiany dotychczasowych danych etc.) ?
Odpowiedź: Zamawiający nie akceptuje taryfikatorów za karty paliw z powodu j.w.
Pytanie 5: W odniesieniu do SIWZ i projektu umowy § 1 przedostatnie zdanie – słowo : „WZ” proponuję zmienić na słowa: „ dowodu wydania (wydruku z terminala)”. Wykonawca pyta czy Zamawiający wyraża zgodę:
– kiedy w odniesieniu do m.in. pkt 5.8.opisu przedmiotu zamówienia – dowód wydania zawierał będzie następujące dane:
- Dokładny adres stacji paliw
- Nr karty, na którą dokonywana była transakcja
- Nr rejestracyjny samochodu
- Kwota do zapłaty
- Ilość wydanego paliwa
- Wartość wydanego paliwa (cena jednostkowa jest wskazana na załączniku do faktury)
- Data i godzina transakcji;
Odpowiedź: Zamawiający nie akceptuje zmian w projekcie umowy dot. § 1 z powodu negatywnej odpowiedzi na pytanie 1.
Pytanie 6: Czy istnieje możliwość zmiany zapisu (wzór umowy § 2 ust.1 ostatnie zdanie – na końcu zapisu proponuję dopisać słowa: „”…, po uprzednim uwzględnieniu przez Wykonawcę reklamacji złożonej przez Zamawiającego.”, gdyż zapisy dotyczące reklamacji jakości paliwa powinny być zgodne z obowiązującymi OWS-ami Wykonawcy.
Odpowiedź: Zamawiający nie akceptuje możliwości zmian zapisów w projekcie umowy w § 2 ust. 1 z uwagi na negatywne odpowiedzi w podpunktach j.w.
Pytanie 7: Czy istnieje możliwość usunięcia zapisu (wzór umowy § 2 ust.2 ostatnie zdanie – ponieważ, nie ma zastosowania u Wykonawcy.
Odpowiedź: Zamawiający nie akceptuje usunięć zapisów w § 2 ust. 2 wzoru umowy.
Pytanie 8: Czy istnieje możliwość zmiany zapisu (wzór umowy § 2 ust. 5 – termin rozpatrzenia reklamacji przez Wykonawcę w ciągu 14 dni .
Odpowiedź: Z uwagi na negatywne odpowiedzi na pytanie 1 i 2 Zamawiający nie rozważa postępowań reklamacyjnych zawartych w pytaniu nr 8.
Pytanie 9: Czy Zamawiający wyrazi zgodę na usunięcie zapisu (wzór umowy § 2 ust. 6 – słowa: „pokwitowanych przez uprawnionych do odbioru” do usunięcia, gdyż zbiorcze zestawienia transakcji stanowiące załącznik do faktury nie są podpisywane przez kierowców Zamawiającego ani przez pracowników Wykonawcy. Dodatkowo informuję, iż dowody wydania (wydruki z terminala) także nie są podpisywane przez kierowców Zamawiającego ani przez pracowników stacji paliw Wykonawcy.
Odpowiedź: Zamawiający nie wyraża zgody na usuwanie zapisów § 2 ust. 6 projektu umowy.
Pytanie 10: Czy Zamawiający wyrazi zgodę na zmianę zapisu ( wzór umowy § 3 ust.4 – treść zapisu od słów: „ pokwitowaniem tankowań – co 7 dni (przynajmniej raz w tygodniu)” proponuję zastąpić na słowa: „zestawieniem transakcji za dany okres rozliczeniowy. Strony ustalają następujące okresy rozliczeniowe trwające: od 01 do 07 dnia miesiąca kalendarzowego, od 08 do 15 dnia miesiąca kalendarzowego, od 16 do 22 dnia miesiąca kalendarzowego, od 23 do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego. Za datę sprzedaży uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego. Wykonawca będzie wystawiał faktury po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego.”.
Odpowiedź: Zamawiający nie wyraża zgody na modernizację zapisów w § 3 ust. 4 projektu umowy ustalający kalendarz proponowany przez pytającego.
Pytanie 11: Czy istnieje możliwość zmiany zapisu (wzór umowy § 6 ust1 i 2) proponuję zapis termin płatności zmienić na 21 dni od daty wystawienia faktury oraz dodać zapis na ”numer konta bankowego wskazany na fakturze”. Wykonawca posiada kilka numer kont i nie ma możliwości przesyłania powiadomień Zamawiającym o zmianie numerów kont.
Odpowiedź: Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę zapisów w § 6 ust. 1 i 2 projektu umowy oraz innych propozycji zawartych w pytaniu nr 11.
Pytanie 12: Czy istnieje możliwość usunięcia zapisu, ponieważ nie ma zastosowania u Wykonawcy § 7 – treść paragrafu Podwykonawcy.
Odpowiedź: Zamawiający nie akceptuje usunięcia zapisu na temat podwykonawców jak sugeruje pytający, który podwykonawców nie posiada.
Pytanie 13: Czy istnieje możliwość zmiany zapisu (wzór umowy § 9 ust.1 lit. b) – ”z wyłączeniem: awarii sytemu obsługi, modernizacji stacji paliw, przyjęcia paliwa na stację paliw.”.
Odpowiedź: Zamawiający nie akceptuje możliwości zmian zapisu § 9 ust. 1 lit. b) projektu umowy dot. awarii systemu, modernizacji stacji itp.
Pytanie 14: Czy istnieje możliwość zmiany zapisu (wzór umowy § 9 ust.6 po pierwszym zdaniu należy dodać zapis: „Niezależnie od sposobu rozliczenia kar umownych, Strona występująca z żądaniem zapłaty kary umownej wystawi na rzecz drugiej Strony notę księgową (obciążeniową) na kwotę należnych kar umownych.”
Odpowiedź: Zamawiający nie akceptuje zmian zapisów projektu umowy w § 9 ust. 6 odnośnie kar umownych z uwagi na odpowiedź na pytanie nr 1.
Pytanie 15: We wzorze umowy brak jest zapisu o transakcjach bezgotówkowych, zatem proponuję dodać zapis o następującej treści: „Bezgotówkowa sprzedaż paliw odbywać się będzie poprzez tankowanie pojazdów oraz innego sprzętu mechanicznego będących w użytkowaniu Zamawiającego w stacjach/ sieci paliw Wykonawcy – za pomocą kart paliwowych Wykonawcy wydanych Zamawiającemu. Pracownik Zamawiającego tankujący paliwo do pojazdów lub innego sprzętu mechanicznego będących w użytkowaniu Zamawiającego na stacji paliw Wykonawcy zobowiązany jest do wprowadzenia właściwego kodu PIN przypisanego indywidualnie do karty paliwowej i jako potwierdzenie transakcji otrzyma dowód wydania (wydruk z terminala), gdzie jeden egzemplarz dowodu wydania otrzymuje pracownik Zamawiającego, a drugi egzemplarz dowodu wydania zostaje na stacji paliw Wykonawcy. Dowód wydania (wydruk z terminala) będzie zawierał następujące dane: numer rejestracyjny tankowanego pojazdu, datę poboru paliwa, ilość i wartość zakupionego paliwa, numer karty paliwowej.”
Odpowiedź: We wzorze umowy Zamawiający czytelnie i prosto określił zasady rozliczeń z pobranych – zakupionych paliw i na tym etapie nie będzie akceptował zmian.
Pytanie 16: Czy Zamawiający dopuszcza możliwość dołączenia już do właściwej umowy załącznika w postaci Ogólnych Warunków Sprzedaży i Używania Kart Wykonawcy, pod warunkiem, że nie są one sprzeczne z postanowieniami Umowy oraz warunkami SIWZ?
Odpowiedź: Zamawiający nie dopuszczając zakupu na podstawie Kart Paliwowych nie akceptuje innych projektów umów oraz zmian SIWZ, które by zmieniały określone przez Zamawiającego obecne ogłoszone postępowanie przetargowe.
Pytanie 17: Wykonawca zwraca się z prośbą przesunięcia terminu składania ofert – proponuję termin składania ofert do dnia 10.08.2018r.
Odpowiedź: Zamawiający nie ma możliwości zmiany terminu składania ofert a tym samym odrzuca inne propozycje (terminy) sugerowane w zapytaniu.
Podpisał:
Dyrektor MZD
inż. Andrzej Dmitroca